Tilannekuvajohtaminen

Yritysturvallisuus > Johtaminen

Tilannekuva tarkoittaa kokonaiskäsitystä tapahtuneista asioista, niihin vaikuttavista olosuhteista, eri osapuolten tavoitteista sekä tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista. Tilannekuva toimii päätöksenteon perustana yksittäisessä tilanteessa tai laajemmassa asiakokonaisuudessa. Tilannekuva on eräänlainen kompassi epävarmuuden keskellä.

Tilannejohtaminen ja tilannekuvajohtaminen liittyvät läheisesti toisiinsa, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa. Keskeinen ero liittyy siihen, mihin johtaminen perustuu ja mikä on sen painopiste.

Tilannejohtaminen

Tilannejohtaminen tarkoittaa johtamista muuttuvan tilanteen vaatimalla tavalla. Sen painopiste on:

päätöksenteossa
toiminnan johtamisessa
henkilöstön ohjaamisessa
reagoinnissa
toimeenpanossa

Tilannejohtamisessa johtaja arvioi tilanteen ja mukauttaa johtamistapaa tilanteen edellyttämällä tavalla. Kyse on operatiivisesta johtamisesta kriisin, häiriön tai nopeasti muuttuvan tilanteen aikana.

Tilannekuvajohtaminen

Tilannekuvajohtaminen perustuu ajantasaisen tilannekuvan muodostamiseen, ylläpitämiseen ja hyödyntämiseen johtamisen tukena.

Sen painopiste on:

tiedon keräämisessä
tiedon analysoinnissa
tilannekuvan ylläpitämisessä
ennakoinnissa
tiedolla johtamisessa

Tilannekuvajohtamisessa pyritään jatkuvasti vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

mitä tapahtuu
mitä on tapahtumassa
mitä vaikutuksia tilanteella on
mitä tulisi ennakoida

Tilannekuva toimii johtamisen perustana. Sen avulla yritys muodostaa yhteisen käsityksen tilanteesta ja kykenee tekemään päätöksiä luotettavan ja ajantasaisen tiedon pohjalta.

Tilannekuvan tehtävänä on välittää häiriö- ja poikkeustilanteisiin liittyvä tieto siten, että yrityksellä säilyy selkeä ymmärrys operatiivisen toiminnan tilasta sekä kyky arvioida tilanteen vaikutuksia liiketoimintaan.

Tilannekuvajohtaminen on päätöksenteon tukemista ajantasaisen ja luotettavan tilannekuvan avulla. Sen painopiste kohdistuu siihen:

miten tietoa kerätään
miten tietoa analysoidaan
miten tietoa jaetaan
miten yhteinen tilannetietoisuus muodostetaan

Tilannekuvajohtaminen sisältää:

tiedon keräämisen ja analysoinnin
tilannekuvan muodostamisen
tilannetietoisuuden ylläpitämisen koko organisaatiossa
päätöksenteon tukemisen

Tilannekuvajohtamisen tarve korostuu erityisesti silloin, kun yritystä tai sen osaa kohtaa ennalta odottamaton ja vahingollinen tapahtuma tai tapahtumasarja. Tilannekuvajohtaminen käsittää tilannekuvan muodostamisen, ylläpitämisen ja hyödyntämisen päätöksenteon tukena eli tilanneanalyysissä.

Tilanneanalyysin tuloksena syntyy tilannetietoisuus. Tilannetietoisuuden sekä valittujen toimintatapojen tulee välittyä eheänä ja jatkuvana vuorovaikutusketjuna johtotasolta operatiiviseen toimintaan ja takaisin.

Häiriö- ja keskeytystilanteissa päätöksenteon on oltava oikea-aikaista. Päätöksentekokyky heikkenee olennaisesti, jos tilannekuva on puutteellinen. Toisaalta tilanne voi kärjistyä merkittävästi myös silloin, jos päätöksentekoa viivästyttää tarpeettoman lisätiedon odottaminen.

Optimaalinen hetki päätöksenteolle saavutetaan silloin, kun tilannetiedon määrä ja laatu ovat riittävät, mutta tilanteen vaikutukset eivät ole vielä nousseet kriittiselle tasolle.

Tilanteen uhkaavuus on kyettävä tunnistamaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tällöin korostuu ilmaisevien kontrollien merkitys. Mitä aikaisemmin hallintatoimet käynnistetään, sitä paremmin häiriön vaikutuksia voidaan rajata.

Haastetta lisää se, että yksittäisellä häiriöllä voi olla moninaisia ja yllättäviä ilmenemismuotoja. Samanaikaiset häiriötilanteet voivat muodostaa monimutkaisia ja vaikeasti hallittavia kokonaisuuksia.

Esimerkiksi yritys voi kohdata samanaikaisesti kyberhyökkäyksen ja toimitusketjun häiriön. Jatkuvuussuunnitelma voi käsitellä nämä erillisinä skenaarioina, mutta ei välttämättä niiden yhdistelmää. Tilannekuvajohtaminen kokoaa molemmat tapahtumat yhdeksi kokonaiskuvaksi ja tukee päätöksentekoa niiden yhteisvaikutusten arvioimisessa.

Tilannekuvajohtamisen tehokkuus perustuu erityisesti seuraaviin tekijöihin:

Nopeus
Päätöksiä voidaan tehdä välittömästi tilanteen mukaan, ilman, että täytyy etsiä ohjeita suunnitelmadokumenteista.

Yhteinen ymmärrys
Kun kaikilla avainhenkilöillä on pääsy samaan, päivittyvään tietoon, toiminta on koordinoitua ja virheet vähenevät.

Mukautuvuus
Uudet kriisit harvoin muistuttavat vanhoja. Tilannekuvajohtaminen ei yritä pakottaa tilannetta valmiiksi määriteltyyn muottiin.

Kriittisten toimintojen priorisointi
Tilannekuva auttaa arvioimaan, mitkä osat liiketoiminnasta vaativat välitöntä huomiota, ja mitkä voivat odottaa.

Vastuu tilannekuvasta

Tilannekuvan muodostamisen päävastuu on sillä liiketoimintajohtajalla, jonka vastuualueelle häiriö kohdistuu. Mikäli kyseessä on koko yritystä koskeva tilanne, tilannekuvavastuu kuuluu kaikille liiketoimintajohtajille omien vastuualueidensa osalta.

Tilannekuvassa huomioitavat asiat

Kootaan häiriöön liittyvä tieto kokonaisuudeksi. Mitä on tapahtunut, missä ja milloin? (esim. virheilmoitukset, lokitiedot, havainnot)
Arvioidaan tapahtuman syyt ja seuraukset. Mitä vaikutuksia sillä on yritykselle ja sen sidosryhmille? Laaditaan arvio tilanteen kestosta, laajuudesta ja mahdollisesta kehityksestä.
Merkittävistä häiriöistä on tiedotettava välittömästi. Hälyttämisvastuut ja kynnys on kuvattava selkeästi palvelukohtaisissa ohjeissa.
Tiedon tulee kulkea nopeasti ja varmennettavasti esimerkiksi puhelin, tekstiviesti, intranet, sähköposti tai kuriiri tarvittaessa. Tiedon vastaanotto on varmistettava erityisesti kriittisissä tapauksissa.
Viestintä ulkoisille sidosryhmille tehdään tilanteen mukaan. Vakavissa häiriöissä vaikutukset ulottuvat myös julkiseen mielipiteeseen. Kriisiviestinnän avulla pyritään vaikuttamaan myönteisesti julkiseen ilmapiiriin ja rakentamaan luottamusta.

Häiriö- tai kriisitilanteen hallinta myönteiseen suuntaan etenee seuraavasti:

Muodostetaan ajantasainen tilannekuva tapahtumasta ja sen vaikutuksista.
Jaetaan tilannekuva kaikille osapuolille.
Valitaan toimintatapa ja annetaan selkeät toimintaohjeet.
Toteutetaan päätetyt toimenpiteet (pysäytetään vaikutusten leviäminen, mahdollistetaan palautuminen).
Ylläpidetään tilannekuvaa reaaliaikaisesti.
Varmistetaan jatkuva viestintä ja tilannetietoisuus koko yrityksessä.