Sopimuskumppanin valinta - SecMeter

• Onko sopimus kirjallinen?
• Onko sopimus juridisesti tarkistettu (esim. lakimiehen tai asiantuntijan toimesta)?
• Noudatetaanko mahdollisia pakottavia muotovaatimuksia (esim. kiinteistökaupassa)?

• Ovatko osapuolet yhtä mieltä sopimuksen sisällöstä?
• Onko kieli ja terminologia selkeää ja yksiselitteistä?
• Onko vältetty monitulkintaiset tai epämääräiset ilmaisut?

• Onko kaikista keskeisistä ehdoista (hinta, toimitus, aikataulu, maksuehdot) sovittu kirjallisesti?
• Onko vastuunjako (esim. virhevastuu, vahingonkorvaukset) selvästi määritelty?
• Onko mukana liitteet, kuten tekniset kuvaukset, hinnastot tai aikataulut, ja onko niihin viitattu oikein?

• Onko toimitusten viivästymiseen, virheisiin ja reklamaatioihin varauduttu sopimusehdoissa?
• Onko määritelty, mitä tapahtuu ylivoimaisen esteen (force majeure) sattuessa?
• Onko sovittu sanktioista (esim. viivästyssakko)?

• Onko määritelty, millä ehdoilla sopimuksen voi irtisanoa tai purkaa?
• Onko määritelty irtisanomisajat ja -menettely?
• Onko määritelty mahdolliset seuraamukset sopimuksen päättämisestä?

• Onko sopimusmalli päivitetty vastaamaan nykyistä lainsäädäntöä ja käytäntöjä?
• Onko huomioitu erityissäännökset (esim. GDPR, työsopimuslaki, YSE 1998)?
• Onko mallissa käytetty ajankohtaisia ehtoja ja viittauksia?

• Onko määritelty, mikä laki ja tuomioistuin on toimivaltainen mahdollisissa riidoissa?
• Onko molempien osapuolten oikeustoimikelpoisuus ja valtuudet varmistettu?
• Onko sopimus allekirjoitettu molempien toimesta, ja onko päiväys merkitty?

Laadukas sopimus on halvin vakuutus liiketoiminnalle

Hyvä sopimus ei ole pitkin hampain neuvoteltu kompromissi, vaan yhteinen pelisääntöjen kehys. Selkeästi laadittu, juridiikaltaan pitävä ja etukäteen riskit huomioiva sopimus suojaa kaikkia osapuolia. Due diligence puolestaan varmistaa, että sopimus kohdistuu aidosti luotettavaan ja vakaaseen osapuoleen.

Sopimuksen laadinnan periaatteet

Selkeys ja ymmärrettävyys

• Sopimustekstin tulee olla selkeä ja yksiselitteinen.
• Myös henkilöiden, jotka eivät ole osallistuneet neuvotteluihin, tulee ymmärtää sopimuksen sisältö.
• Mallipohjia käytettäessä tulee poistaa vanhat merkinnät ja tarkistaa termien relevanssi.

Terminologia ja roolit

• Sopimuksessa tulee käyttää vain määriteltyjä termejä.
• Kaikki termit on avattava liitteissä.
• Määrittele sopijaosapuolten lisäksi yhdyshenkilöt ja roolit (esim. tilaaja, toimittaja).

Sopimuksen sisältö ja liitteet

Vähimmäisvaatimukset:

• Sopimuksen kohde, tausta ja tarkoitus
• Osapuolten velvollisuudet ja vastuut
• Hintaan sisältyvät ja lisätyönä erikseen laskutettavat osuudet
• Hyväksymismenettely, maksuaikataulu ja laskutus
• Sanktiot ja niiden määräytymishetket
• Vahingonkorvausvastuu ja sopimusmuutosten hallinta
• Immateriaalioikeudet ja salassapito
• Riitojen ratkaisu ja sopimuksen päättämisehdot (purku, irtisanominen)
• Force majeure -ehdot
• Sopimusliitteet selkeässä pätemisjärjestyksessä

Sopimukseen liittyvät perusasiat

• Sopimussakko on sitova, eikä kohtuullistettavissa ilman sopimusta.
• Sopimus velvoittaa vain osapuolia, ei esim. näiden työntekijöitä.
• Sopimus velvoittaa noudattamaan kaikkia ehtoja.
• Kaikissa sopimuksissa on kompromisseja; täydellisyys ei ole tavoite.
• Sopimus tulkitaan yhteisymmärryksessä, ja sitoo, ellei vastuusta vapauteta erikseen.
• Tulkintaerimielisyydet maksavat aina enemmän kuin hyvä sopimuksen laadinta.

Due Diligence -prosessi

Due diligence on huolellisuus- ja taustaselvitysprosessi ennen sopimuksen solmimista. Tavoitteena on arvioida sopimuskumppanin tilanne taloudellisesti, juridisesti, toiminnallisesti ja maineellisesti.

Keskeiset osa-alueet

• Taloudellinen analyysi
• Operatiivinen analyysi.
• Reputaatio & ESG.

Tulokset vaikuttavat hintaan ja sopimuslausekkeisiin.

Kansainväliset sopimukset ja sopimusvapaus

• Sopimuskieli on sovittava etukäteen.
• Ulkomaisen kumppanin kanssa sopimusta ei tule laatia kummankaan äidinkielellä.
• Suomessa noudatetaan sopimattomissa tilanteissa myyjän maan lakia.
• "Ordre public" -periaate estää lain soveltamisen, jos se on jyrkästi Suomen oikeusjärjestyksen vastainen.

Sopimusasiakirjat

Tunnistettavat asiakirjat

• Pöytäkirja (tulkinta-apuväline)
• Aiesopimus (sopimusneuvottelun tavoite)
• Esisopimus (sitova, jos täsmällinen)
• Puitesopimus ja toimitussopimus

Reklamaatio

Reklamaatio on ilmoitus, jolla jompikumpi sopimuksen osapuolista antaa toiselle osapuolelle tiedon sellaisesta seikasta, jolla on vaikutuksia osapuolten välisen sopimussuhteen velvoitteiden täyttämiseen. Reklamaatiolla sopimusosapuoli varaa itselleen oikeuden esittää myöhemmin vaatimuksia.

• Reklamaatio (reagointi virheisiin tai puutteisiin)
• Reklamaation on oltava yksilöity, kohtuullisessa ajassa tehty ja sisältää vaatimuksia.

Reklamaation avulla todistetaan, että sopimuksen vastaiseen virheeseen, vikaan, puutteeseen tai epäkohtaan on reagoitu ja samalla varattu oikeus esittää vaatimuksia. Reklamaation on oltava perusteiltaan niin yksilöity, että sopimusosapuoli pystyy arvioimaan virhevastuunsa ja tekemään tilanteen edellyttämät korjaustoimenpiteet. Takuuaikana ei pääsääntöisesti virheen, puutteen tai vian syytä tarvitse reklamaatiossa todistella.

Reklamaation laiminlyönti tai myöhästyminen saattaa estää vaatimuksen esittämisen. Laissa ei tarkasti määritellä, missä ajassa reklamaatio on tehtävä. Reklamaatio on kuitenkin aina syytä tehdä kohtuullisessa ajassa siitä, kun virhe on huomattu. Ellei toimittaja reagoi aktiivisesti reklamaatioon, on tilaajan syytä pidättäytyä maksusorituksista, kunnes poikkeama on saatu asianmukaisesti korjattua.

Toimittajan valinta ja valvonta

Valintaperusteet

• Kyvykkyys, toimitusvarmuus, kustannustehokkuus
• Taloudellinen asema, henkilöstön osaaminen, referenssit
• Valvontakohteet:
• Taloustilanne, sopimusten noudattaminen
• Laadunvalvonta, turvallisuus, reklamaatiokäytännöt

Sopimuksen muoto

Ennen sopimuksen tekemistä sovittava millä kielellä sopimus laaditaan. Sopimuksen muoto on vapaa. Kirjallinen, sisällöllisesti täsmällisesti muotoiltu sopimus tarjoaa seuraavat edut:

• Osapuolten oikeudet ja velvollisuudet helposti näytettävissä ts. sopimus on toimintaohje osapuolille.
  
• Tulkintaerimielisyyksiä ei synny.
  

Sopimusvapaus

Sopimuksessa voidaan viitata sovellettavaan lakiin. Poikkeus "ordre public" (ehdottomuusperiaate). Vaikka on sovittu, että noudatetaan tietyn maan lakia, jonka lainkohta on jyrkästi oman oikeusjärjestyksen vastainen, ei sopimuksen kohta ole pätevä (esim. tasa-arvolain vastaisuus).

Kansainvälisen yksityisoikeuden periaate Suomessa on, ellei sopimuksessa ole asiasta sovittu noudatetaan myyjän maan lakeja. Lähin liittymä on yleensä tavaran toimittajan maan laki. Jos tilaus on otettu vastaan ostajan maassa, noudatetaan ostajan maan lakeja. Sopimusvapaus käsittää seuraavat piirteet:

• Vapaus tehdä sopimus tai olla tekemättä (täyttämisvapaus).
  
• Vapaus päättää sopimuksen sisällöstä (sisältövapaus).
  
• Vapaus yhteisymmärryksessä purkaa sopimus (purkamisvapaus).
  

Sopimusasiakirjoja

• Pöytäkirja
  
• Aiesopimus
  
• Esisopimus
  
• Puitesopimus
  
• Toimitussopimus
  
• Reklamaatio
  

Aiesopimus

Aiesopimus (letter of intent) on asiakirja, jossa osapuolet ilmaisevat yhteisen tahtonsa jatkaa neuvotteluja ja pyrkiä tulevaisuudessa varsinaisen sopimuksen solmimiseen. Aiesopimus ei kuitenkaan yleensä sido osapuolia tekemään lopullista sopimusta. Mikäli neuvottelut keskeytetään, voi vahingonkorvausvastuu syntyä vain poikkeuksellisesti, esimerkiksi jos toinen osapuoli on menetellyt vilpillisesti tai törkeän huolimattomasti ja aiheuttanut toiselle osapuolelle vahinkoa (ns. culpa in contrahendo -periaate). Tavallisesti pelkkä neuvottelujen keskeytys ei oikeuta vahingonkorvaukseen.

Culpa in contrahendo on latinankielinen oikeusperiaate, joka tarkoittaa "huolimattomuutta sopimusneuvotteluissa". Sen ydin on, että osapuolilla on lojaliteetti- ja huolellisuusvelvollisuus toisiaan kohtaan jo ennen varsinaisen sopimuksen syntymistä. Periaatteen sisältö:

• Osapuolet eivät saa johtaa toista harhaan tai toimia vilpillisesti neuvottelujen aikana.
• Neuvotteluihin osallistuvilla on velvollisuus toimia rehellisesti, avoimesti ja kohtuullisesti.
• Jos toinen osapuoli keskeyttää neuvottelut ilman hyväksyttävää syytä tai toimii epäasiallisesti, hän voi joutua vastuuseen aiheuttamastaan vahingosta, vaikka lopullista sopimusta ei olisi syntynyt.

Vaikka periaatetta ei ole suoraan kirjattu lakiin, se tunnustetaan osana sopimusoikeuden yleisiä periaatteita. Se tulee sovellettavaksi erityisesti tilanteissa, joissa ei vielä ole syntynyt sitovaa sopimusta, mutta jompikumpi osapuoli on toiminut tavalla, joka rikkoo hyvää sopimuskäytäntöä tai lojaliteettiperiaatetta.

Esisopimus

Esisopimus on sitova sopimus, jossa osapuolet sitoutuvat solmimaan tulevaisuudessa pääsopimuksen, kun tietyt ehdot täyttyvät. Esisopimus laaditaan usein silloin, kun jokin pääsopimuksen ehto (esimerkiksi rahoitus tai lupa) on vielä epävarma. Esisopimus on pätevä ja sitova, jos se sisältää riittävän täsmälliset ehdot pääsopimuksesta. Tietyissä erityistilanteissa, kuten kiinteistökaupoissa, esisopimus on pätevä vain, jos se on tehty maakaaren edellyttämässä muodossa ja kaupanvahvistaja on sen vahvistanut. Mikäli esisopimuksen ehdot eivät täyty (esimerkiksi rahoitusta ei saada), osapuoli ei yleensä ole vahingonkorvausvastuussa, ellei ole toiminut sopimuksen vastaisesti.

Puitesopimus

Puitesopimus määrittelee osapuolten väliset yleiset sopimusehdot ja periaatteet, joiden pohjalta yksittäisiä toimitus- tai kauppasopimuksia tehdään myöhemmin. Puitesopimus ei yleensä vielä velvoita toteuttamaan yksittäisiä hankintoja tai toimituksia, ellei toisin ole nimenomaisesti sovittu. Sitä käytetään usein pitkäaikaisissa liikesuhteissa esimerkiksi julkisissa hankinnoissa ja toimitusketjuissa.

Toimitussopimus

Toimitussopimus on yksilöity sopimus, joka määrittää tarkasti toimitettavat tuotteet tai palvelut, niiden määrän, hinnan, toimitusajan, laadun ja muut ehdot. Toimitussopimus voi nojautua puitesopimukseen ja viitata sen ehtoihin, mutta sisältää konkreettisen ja sitovan tilauksen tai toimituksen ehdot.

Toimittajan valinta

Tarjouskilpailua suunniteltaessa on otettava huomioon toimittajalle asetettavat kelpoisuusehdot. Kelpoisuusehtoja tai vaatimuksia ei voi jälkeenpäin muuttaa. Toimittajan valintaan liittyvien vaatimusten tarkoituksena on mm:

• Löytää kyvykäs ja varma toimittaja (objektiivinen kuva toimittajien kyvykkyydestä ja toimitusvarmuudesta).
  
• Varmistaa, että toimittaja kykenee täyttämään palvelulupaukset ja sitoumukset.
  
• Varmistaa kustannustehokkain vaihtoehto.
  

Valintaan liittyviä lähestymistapoja

• Toimittajan liiketoiminnan, markkina-aseman ja kilpailukyvyn arviointi (due diligence)
  
• Toimittajan taloudellisen aseman arviointi (due diligence).
  
• Toimittajan kykypotentiaalin arviointi mm. osaamistaso, henkilöstön laatu, imago (due diligence)
  

Muita valintaan vaikuttavia seikkoja

• Hinnoittelu
  
• Referenssit
  
• Työn laatu
  
• Toimialan tuntemus
  
• Joustavuus
  

Toimittajan valvonta

Hankintaprosessi sisältää ostamista ja sopimista sekä usein myös projektityötä, jonka keskeisin avaintehtävä on toimittajan valvonta. Toimittajien välinen kilpailuttaminen merkitsee paitsi kustannusetua myös uhkaa palvelun ja tuotteiden laatutasolle. Toimittajan valvontatarve liittyy esimerkiksi ulkoistettujen palveluiden toimittajiin ja yrityksiin, joilta tilaaja ostaa pitkäaikaista konsultointityötä tai hankkii toistuvasti tuotteita tai palveluksia. Valvontakohteita ovat:

• toimittajan taloudellinen tilanne
  
• omistuksessa tapahtuvat muutokset
  
• sopimusten noudattaminen
  
• tuotteen tai palvelun virheettömyys
  
• immateriaalioikeudet.